Introduktion

    Denne side beskriver de ting som man skal vÊre opmÊrksom pÄ nÄr man bygger og arbejder med dashboards. Siden omhandler alt fra navngivning af bogmÊrker til best practice nÄr man tilfÞjer filtre. OgsÄ mere avancerede ting som automatisk drill down pÄ visualiseringer er beskrevet. Vi arbejder med dashboards i programmet Power BI Desktop som kan downloades via. Softwareshoppen.

    Brugerstyring og sikkerhed

    Man kan dele sit dashboard med andre ved at lĂŠgge det op pĂ„ FLIS. Her skal man dog vĂŠre opmĂŠrksom pĂ„ hvem der kan tilgĂ„ dashboardet. Man kan se hvem der har adgang til filen ved at klikke pĂ„ “
” til hĂžjre for filen, vĂŠlge “Manage” og herefter klikke pĂ„ “Security”. Nogle personer bliver automatisk tilfĂžjet som lĂŠsere nĂ„r man uploader en Power BI fil til serveren. Det er derfor vigtigt, at man altid tjekker hvem der har adgang til at tilgĂ„ dashboardet, efter man har uploadet sin fil. Under “Manage” kan man ogsĂ„ sĂŠtte en systembruger op, hvis det er nĂždvendigt.

    PÄ siden Tabeller og versionsstyring kan du fÄ et overblik over vores databaser og de tilhÞrende rapport-servere.

    Navngivning af faner

    Fanerne i dashboardet navngives pÄ fÞlgende mÄde:

    • Den centrale side for et givent tema kalder man bare temaets navn, f.eks. “Trivsel”
    • Undersider til det givne tema navngiver man “SUB”, f.eks. “SUB - Organisationsherakisk”.
    • Siden med filtervalg navngiver man “FV”, f.eks. “FV - Trivsel”
    • Siden med tooltips navngiver man “TT”, f.eks. “TT - Trivsel - Hovedstillingsgruppe”.

    RÊkkefÞlgen pÄ fanerne er ogsÄ vigtig. Alle temaer og deres tilhÞrende undersider kommer fÞrst. Herefter kommer alle sider med filtervalg, og til sidst kommer alle sider med tooltips. Dette kan f.eks. ses i HR Strategisk Dashboard.

    Selection - gruppering af objekter

    Alle objekter som figurer, knapper og tekstfelter skal grupperes. Dette gĂžr det lettere at holde styr pĂ„ layer order og bogmĂŠrker. Under fanen “View” i Power BI kan man vĂŠlge at fĂ„ “Selection” vist. Vi inddeler objekterne i fĂžlgende grupperinger:

    • “Info” - hvor alle objekter og tekstbokse, som bliver vist i infoboksen, er med.
    • “Generelt” - hvor overskrift, logo og tekst som beskriver opdateringskadencen er med.
    • “Filtre” - som indeholder alle slicers, bokse mm. som danner filtrene i hĂžjre side af dashboardet.

    Herudover er det ofte en god idĂ© at gruppere grafer og visualiseringer. Man skal vĂŠre opmĂŠrksom pĂ„ at rĂŠkkefĂžlgen af objekterne i “Selection” styrer deres layer order. Det er ogsĂ„ en god idĂ© at slĂ„ “Maintain Layer order” til pĂ„ alle figurer og knapper, sĂ„ de ikke “bytter plads” nĂ„r man klikker pĂ„ dem i det fĂŠrdige dashboard:

    Formatering af figurer og tekster

    Vi benytter bestemte farver, skrifttyper og skriftstĂžrrelser i vores dashboards. Nogle farvekoder er gemt i kuben under “_Farver” og kan refereres til gennem Power BI. Andre er tastet manuelt ind pĂ„ den givne figur. Det er ofte en god idĂ© at kopiere en figur som allerede er i dashboardet og tage udgangspunkt i den, nĂ„r man vil tilfĂžje nye figurer. PĂ„ den mĂ„de sikrer man sig at skrifttype og skriftstĂžrrelser mm. er identiske. Man skriver normalt overskrifter og tekster ind manuelt i Power BI, medmindre de optrĂŠder flere steder eller skal vĂŠre dynamisk. Hvis overskriften skal vĂŠre dynamisk, kan man gemme den i kuben under “_Tekster”.

    Filtre - pÄ siden, pÄ figuren og i measuret

    Filtrering af data kan ske direkte i measuret eller det kan ske i Power BI. Ofte er det en god idĂ© at lave nogle measures som er lidt mere generelle, og herefter tilfĂžje filtrene i Power BI. Dette er dog ikke altid muligt eller hensigtsmĂŠssigt, og vi har ikke en fast regel for hvor et filter skal tilfĂžjes. I Power BI kan man tilfĂžje filtre pĂ„ hele siden. Disse filtre er ofte forskellige for hvert tema, da vi ikke har Ă©n standardpopulation som gĂ„r igen pĂ„ tvĂŠrs af alle temaer og dashboards. Herudover kan man tilfĂžje filtre pĂ„ den enkelte figur. PĂ„ den enkelte figur kan man ogsĂ„ vĂŠlge eller fravĂŠlge funktionen “Show items with no data”. Dette kan hjĂŠlpe med at frasortere uinteressante afsnit og stillinger som ikke har noget data eller ansatte tilknyttet sig.

    Anonymisering

    I HR Strategisk Dashboard skal man vĂŠre opmĂŠrksom pĂ„ at alle visninger skal vĂŠre anonymiseret korrekt. Man kan implementere anonymiseringen pĂ„ flere mĂ„der. Dels kan man gĂžre det direkte i measuret, ved at sige den skal returnere vĂŠrdien “BLANK()” hvis antallet af personer eller besvarelser som man kigger pĂ„ er under anonymitetsgrĂŠnsen. Man kan ogsĂ„ lave et measure som tĂŠller antal personer og bruge dette i sit filter pĂ„ figuren, ved fx at sige antal af personer skal vĂŠre stĂžrre end eller lig 5. Det er op til en selv hvilken metode man synes er mest hensigtsmĂŠssig, men for at undgĂ„ for mange measures i kuben, kan det vĂŠre en fordel at implementere anonymiseringen gennem et filter pĂ„ den givne figur i Power BI.

    Filter pÄ stilling og organisation

    Tabellerne “v_DimOrganisation” og “v_DimStilling” indeholder bĂ„de aktive og inaktive afsnit og stillinger. Dette kan vĂŠre brugbart nĂ„r man kigger tilbage i tiden, da man herved ikke overser nogle lukkede afsnit eller stillinger. Det kan dog vĂŠre uhensigtsmĂŠssigt at vise afsnit og stillinger, som ikke har nogle tilhĂžrende rĂŠkker i “v_DimAnsĂŠttelse”, da der ikke er noget data pĂ„ disse. Vi har ikke en konsistent mĂ„de at filtrere disse afsnit og stillinger fra. Dette er et udviklingspunkt, hvor vi skal finde en mere konsistent mĂ„de at filtrere de uinteressante afsnit og stillinger fra.

    Sync slicers

    De slicers som ligger i hĂžjre side af dashboardet og gĂ„r igen henover flere temaer skal synkroniseres korrekt. Under fanen “View” kan man vĂŠlge at vise “Sync Slicers”. Herefter kan man vĂŠlge en given slicer og sikre sig at den bliver vist og virker pĂ„ alle de Ăžnskede sider som fx siderne med filtervalg.

    BogmĂŠrker

    BogmÊrker bruges bl.a. til at nulstille filtreringerne og vise infoboksene. Alle bogmÊrker er grupperet efter det tema som de knytter sig til, og de skal virke pÄ alle figurer og objekter pÄ den givne side. Hvert tema har som udgangspunkt tre bogmÊrker, fx har trivsel fÞlgende:

    • BogmĂŠrket “Trivsel - Nulstil” som virker pĂ„ alle figurer og ogsĂ„ pĂ„ “Data”, hvilket vil sige at den styre de filtreringer man har valgt i slicerne og de filtre man har tilfĂžjet til siden og figurerne. Man skal huske at opdatere dette bogmĂŠrke hver gang man ĂŠndrer filtrene pĂ„ en figur, ellers “overskriver” man sine filtre nĂ„r man klikker pĂ„ bogmĂŠrket. Dette bogmĂŠrke bruges til Nulstil-knappen.
    • BogmĂŠrket “Trivsel” som virker pĂ„ alle figurer, men ikke pĂ„ “Data”, den pĂ„virker derfor ikke filtervalgene. Det bruges til at lukke infoboksen.
    • BogmĂŠrket “Trivsel Info” som virker pĂ„ alle figurer, men ikke pĂ„ “Data”, den pĂ„virker derfor ikke filtervalgene. Den bruges til at Ă„bne infoboksen.

    Nogle gange er der behov for flere bogmĂŠrker, dette er f.eks. tilfĂŠldet hvis man vil vise figurer pĂ„ tvĂŠrs af organisation og stilling vha. knapper. Dette kan ses i temaet “Exit-undersĂžgelse” i HR Strategisk Dashboard. Da bogmĂŠrker let kan overskrive filtre pĂ„ figurer, er det vigtigt at man har dokumenteret sine filtreringer her pĂ„ vores Wiki-side, sĂ„ man kan genskabe visualiseringerne, hvis det skulle blive nĂždvendigt. Man se en video som beskriver bookmarks her Mastering Power BI Bookmarks.

    En sidste ting man skal vÊre opmÊrksom pÄ, er at slicerne i hÞjre side skal sÊttes op sÄ ingen felter er valgt pÄ forhÄnd. Dette skal gÞres manuelt, og man skal sikre sig at det er tilfÊldet hver gang man gemmer. BogmÊrker kan ikke styre dette:

    Knapper

    Der er tre vigtige knapper som gÄr igen i alle temaerne, det er

    • “Nulstil” - Denne knap nulstiller alle filtre. Husk at opdatere det tilhĂžrende bogmĂŠrke hver gang du ĂŠndrer filtrene pĂ„ dine figurer.
    • “Infoboksen” - Her er alle visualiseringerne beskrevet. SĂžrg for at cirklerne, tallene og teksten er grupperet korrekt. Se evt. siden Exit-undersĂžgelse i HR Strategisk Dashboard.
    • “Vis filtervalg” - Her kan brugeren fĂ„ et overblik over de filtreringer man har valgt i slicerne i hĂžjre side. Se evt. siden “Exit-undersĂžgelse” i HR Strategisk Dashboard for opsĂŠtning og layout.

    Automatisk drilldown pÄ visualiseringer

    Nogle gange Ăžnsker man at en visualisering automatisk viser et lavere niveau, nĂ„r man fx filtrerer pĂ„ afdelinger eller stillinger. Det beskrives her hvordan man pĂ„ hierarkisk struktureret data, automatisk kan fĂ„ vist det nedre niveau, nĂ„r man har filtreret pĂ„ det Ăžvre niveau. I temaet “Exit-undersĂžgelse” i HR Strategisk Dashboard kan man se det blive brugt med organisationsstrukturen i en figur med liggende sĂžjler. Power BI understĂžtter desvĂŠrre ikke denne funktion som standard, men ved brug af en hjĂŠlpetabel, to measures og et filter pĂ„ visualisering, kan funktionen opnĂ„s.

    HjĂŠlpetabellen

    Det er nÞdvendigt at have en hjÊlpetabel, som indeholder det fulde heiraki. Her ses et eksempel pÄ hjÊlpetabellens struktur fra kursusportal dashboardet:

    ID Placering i heiraki Navn
    1 Kursus Kursusnavn
    2 Kursus Kursusnavn
    1 Hold Holdnavn
    2 Hold Holdnavn

    Den indeholder to kurser med ID’erne 1 og 2, og hvert kursus optréder to gange. En gang hvor man har inkluderet kursusnavnet, og en gang hvor man inkluderet holdnavnet. Se evt. tabellen v_DimOrgDrill i kuben for et eksempel med flere niveauer.

    Tabellen er opbygget som Union hvor ID’erne gentages for hvert niveau. Tabellen tilfþjes til resten af datamodellen via enten en begge vejet mange til mange relation eller ved brug af en bridge tabel.

    Bestem aktivt niveau i hierarkiet

    Man skal herefter fortÊlle Power BI hvilke rÊkker i hjÊlpetabellen som skal vises, da vi ikke Þnsker at vise kurser og hold pÄ samme tid. Dette kan gÞres med et measure af typen:

    Drill filter = IF(HASONEFILTER(Besvarelser[Kursusnavn]),"Hold","Kursus")

    Her ses hvordan det fungerer for kursusportalen. Et kursus kan have flere hold og vi Þnsker at visualiseringen skifter til hold-niveau, nÄr man har valgt et bestemt kursus med sliceren. Dvs. vi gÄr fra at vise hvert kursus som en liggende sÞjle, til at vise hvert hold. Hvis man vÊlger flere kurser, vises visualiseringen pÄ kursusniveau. Vis man Þnsker fortsat drilldown selvom mere end et kursus (topniveau) er valgt, sÄ skal man Êndre HASONEFILTER til ISFILTERED.

    Benyt filter pÄ visualiseringerne

    Herefter skal man benytte sit measure til at filtrere visualiseringen i Power BI. Dette kan gĂžres ved at definere et measure af typen:

    VisualiseringDrill = IF(FIRSTNONBLANK(HjĂŠlpetabel[Placering i heiraki],HjĂŠlpetabel[Placering i heiraki])=[Drill filter],"Vis","VisIkke")

    hvor “FIRSTNONBLANK(HjĂŠlpetabel[Placering i heiraki],HjĂŠlpetabel[Placering i heiraki])” udvĂŠlger Ăžverste rĂŠkke i hjĂŠlpetabellen. Herefter sĂŠttes filteret pĂ„ visualiseringen i Power BI til

    VisualiseringDrill IS "Vis"

    Fordi hjĂŠlpetabellen indeholder gentagende ID’er for hvert udsnit af hierarkiet, vil kun det udsnit af tabellen hvor HjĂŠlpetabel[Placering i heiraki]=[Drill filter] blive vist. SĂ„ hvis der ikke er valgt et filter, er [Drill Filter] = “Kursus” og kun de rĂŠkker med “Kursus” i kolonnen “HjĂŠlpetabel[Placering i heiraki]” vil blive vist. Hvis “HASONEFILTER(Besvarelser[Kursusnavn])” derimod var sandt, sĂ„ er det kun det nedre niveau, “Hold”, som bliver vist.

    SÄ hvis der ikke er valgt et filter, returnerer measuret Drill Filter vÊrdien Kursus, og fÞlgende udsnit af hjÊlpetabellen indgÄr i visualiseringen:

    ID Placering i heiraki Navn
    1 Kursus Kursusnavn
    2 Kursus Kursusnavn

    Havde man derimod valgt ét bestemt kursus, ville kun denne del af hjÊlpetabellen indgÄ i visualiseringen:

    ID Placering i heiraki Navn
    1 Hold Holdnavn
    2 Hold Holdnavn

    For et udvidet eksempel, hvor hierarkiet har mere en to niveauer, kan du se de to measures OrgNiveau og OrgNiveauFilterDrill som fanen “Exit-undersþgelse” i HR Strategisk Dashboard benytter.

    Dokumentation

    Forside
    Ordforklaring

    [*] Ikke pĂ„begyndt, [†] Udarbejdes, [§] Valideres

    1. Introduktion
    2. Brugerstyring og sikkerhed
    3. Navngivning af faner
    4. Selection - gruppering af objekter
    5. Formatering af figurer og tekster
    6. Filtre - pÄ siden, pÄ figuren og i measuret
    7. Anonymisering
    8. Filter pÄ stilling og organisation
    9. Sync slicers
    10. BogmĂŠrker
    11. Knapper
    12. Automatisk drilldown pÄ visualiseringer
      1. HjĂŠlpetabellen
      2. Bestem aktivt niveau i hierarkiet
      3. Benyt filter pÄ visualiseringerne